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Wir unterstützen Sie mit Securepoint bei der Mailarchivierung



Seit dem 1. Januar 2017 werden Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht gemäß GoBD uneingeschränkt geahndet. Unternehmen als auch Freiberufler sind unabhängig von der Firmengröße zur Archivierung gesetzlich verpflichtet. Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich sowohl aus Handels- als auch Steuerrecht und trifft insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches. Sowohl die Unterlassung der Archivierung als auch die Vernichtung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kann steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben (§§ 370, 378, 379 AO). Zudem kann die Finanzbehörde wegen fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO), sofern aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht zur Verfügung stehen. Auch Freiheitsstrafe bei Verletzung der Buchführungspflicht gemäß § 283 StGB und Schadensersatzansprüche gemäß § 280ff BGB sind mögliche Gefahren.

Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums.

Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, BStBl II 2010 S. 452).

Falls Ihr Unternehmen also Schreiben wie z. B. Geschäftsbriefe, Angebote, Preislisten, Verträge, Reklamationen per E-Mail versendet oder empfängt, trifft die Aufbewahrungspflicht auch Sie.

Das Archivsystem muss dabei bestimmte Anforderungen des Gesetzgebers erfüllen

  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Geordnete Aufbewahrung
  • Sicherstellung der Unveränderbarkeit
  • Nachvollziehbar und nachprüfbar
  • Gegen Verlust, unberechtigte Eingaben oder Veränderungen geschützt
  • Jederzeit verfügbar
  • Zugriff für externen Prüfer möglich
  • Maschinell auswertbar (z. B. Volltextsuche)

Sorgen Sie für Rechtssicherheit und archivieren Sie Ihre E-Mail-Kommunikation mit Securepoint UMA

  • Einfache und automatische Archivierung
  • Signierung von elektronischen Dokumenten und E-Mail mit qualifizierten Zeitstempeln
  • Gesetzeskonform und revisionssicher. Erfüllt GoBD, HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125
  • Beweiswert durch kryptographische Signaturen gesichert
  • Schutz vor Manipulation und vorsätzliche Änderung und Löschung von E-Mails durch Mitarbeiter
  • Intuitive Web-Oberfläche mit integrierter Suchfunktion für Anwender
  • Einfache Inbetriebnahme und Administration

UTM zertifiziert
UMA zertifiziert

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Weitere Informationen zur Mailarchivierung mit Securepoint finden Sie hier zum Download.

Securepoint UMA - Infos zur Archivierungspflicht

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